Temos muitos eventos a planejar em nossa vida pessoal, na igreja, profissional - festas; aniversários; casamentos; reuniões; atividades tipo novos inícios, noite dos padrões, excelência, baile - enfim, uma infinidade. Como fazer isso? Temos dúvidas várias vezes... e as jovens então nem se fala. Por isso, fizemos esta mutual para orientá-las sobre como organizar um evento.
Minha conselheira Juliana é formada em relações públicas, trabalha com cerimonial e preparou o material desta mutual (logo a seguir) que dá várias dicas do que são os eventos e como planejá-los.
Mas claro, pra não ficar só na teoria, desafiamos nossas jovens a então, planejar e executar um evento seguindo as dicas dadas. O evento escolhido será uma tarde de chá para as viúvas de nossa ala (temos várias em nossa unidade) com todos os detalhes: convites, decoração, mensagem/atividades, comes e bebes, orçamento, lembrancinhas... enfim, e isso será um projeto do progresso pessoal que elas cumprirão juntas, e as líderes não delegarão nada, ajudaremos com pequenos detalhes, elas estão no comando. Pode se encaixar como projeto de Boas Obras, Escolhas e Responsabilidades, Valor Individual e até mesmo Conhecimento.
Sobre eventos, em Escolhas e Responsabilidades tem a sugestão de organizar um baile, que se aplica nesse material por exemplo tbém. Mas de nosso caso, postarei o evento e a ideia toda até o fim do mês.
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| Só de exemplo, esse foi o chá de bebê do meu Mateus, o tema foi Cata-vento! |
Eis o material da nossa mutual:
Obs. É claro que nem todos os eventos precisam de todos os tópicos a seguir, mas o material fica completo e vocês utilizam o que for aplicável no caso de vcs.
Eventos
Institucionais: definição e planejamento
O evento constitui-se num tipo de reunião com objetivo
específico, seja ele institucional, comunitário ou promocional. Tem como
principal finalidade atrair a atenção do público, como, também, da imprensa
através da divulgação.
Em geral para um evento ter pleno sucesso precisa,
antes de sua realização, passar por um planejamento de Relações Públicas de forma
detalhada e organizada, abrangendo todas as etapas de sua programação, desde a
sua idealização até a sua conclusão.
Objetivos do
Evento
Todo planejamento de eventos está intimamente
relacionado aos objetivos que se deseja alcançar com a sua realização. Assim, é
necessário defini-los, com precisão, a fim de que os resultados obtidos sejam
os previstos.
Nome
O nome do evento deve exprimir seus objetivos e ser de
fácil assimilação pelo seu público-alvo.
Público
O público-alvo deve ser bem definido, para que se
tenha conhecimento do número total de convidados e de quais estratégias de
comunicação devem ser adotadas.
Data,
horário e local
A fixação da data do evento e do horário é de vital
importância. Marcar um evento, em data/horário coincidentes com outras
iniciativas da mesma natureza ou destinadas ao mesmo público/região, pode
determinar o insucesso.
O êxito do evento também reside na escolha do local
adequado. Por local não se entende somente o espaço físico onde será realizado
o evento, mas o próprio local geográfico considerando os aspectos:
- facilidade de acesso; - condições turísticas; -
infraestrutura de hospedagem e alimentação; - condição econômica dos
participantes; - concentração de público-alvo.
Programação
Visual
As peças promocionais utilizadas devem ter o visual
bem elaborado, com ilustração e texto relacionados com os objetivos. Além
disso, na criação dos materiais publicitários, deve-se levar em conta a
identidade visual da instituição, aplicações de logomarca, bem como a presença
de outras informações relevantes sobre a instituição promotora.
Convites
Ao planejar uma cerimônia, seja de caráter acadêmico,
social, festivo ou outro, deve-se ter o cuidado de elaborar uma relação em que
constem convidados direta ou indiretamente ligados ao evento e/ou de potencial
público-alvo do serviço/produto a ser dada visibilidade. Os convites devem ser
discretos, com texto claro e objetivo, motivando a participação dos convidados.
Além disso, devem conter elementos básicos como:
- cargo, instituição da pessoa que convida; - nome do
evento; - local, data, hora; - nome completo do convidado e, se for o caso,
mencionar o cônjuge; - informações para contato (telefone, e-mail); - pedido de
confirmação, se necessário; - tipo de traje.
Divulgação
do Evento
Basicamente são utilizados jornais, revistas, rádio,
televisão e internet. A divulgação de eventos deve observar os critérios –
informação, precisão e correção linguística. A comunicação pode ser da seguinte
forma:
- anúncios; - releases (comunicação por meio de mídia
espontânea - publicação gratuita e de interesse dos veículos, na forma de
notícias e reportagens sobre o evento); - outdoor; - cartazes informativos; -
mala-direta; - panfletos; - ofícios; - internet.
Recursos
Humanos
Na organização de qualquer evento, independente de sua
dimensão, deve haver um responsável pela sua execução. Além disso, vários são
os setores e pessoas envolvidas: transporte, hospedagem, vigilância, limpeza,
recepção, sonorização, alimentação, cerimonial etc. Todas as tarefas devem ser
executadas por pessoal qualificado, podendo, portanto, se necessário, ser
terceirizado.
Transporte
Transporte urbano: Fator que assume importância
relevante quando o evento se desenvolve em local afastado dos locais de
hospedagem. Dessa forma, providências quanto a transportes opcionais e
coletivos devem ser tomadas. Transporte aéreo: Palestrantes e autoridades
geralmente requerem transporte aéreo. Nesses casos, é necessária uma meticulosa
organização para reserva, troca de horários de voos, etc.
Hospedagem
Deve-se levar em conta a escolha dos hotéis, pousadas,
restaurantes ou outras acomodações para os participantes. Informações sobre
características dos hotéis, localização, custo das diárias, prazos e
procedimentos para a confirmação de reservas devem ser previamente enviadas aos
participantes, contemplando as várias opções de custo e possibilidades de
deslocamento, de modo a atender à diversificação econômica desse público.
Recepção e
Credenciamento
A recepção aos participantes do evento poderá ser
realizada nos pontos de chegada ou no próprio local do evento. É importante
ressaltar que a recepção aos participantes é o momento em que eles têm a
primeira impressão sobre o evento e a entidade promotora.
Os processos de credenciamento dos participantes já
inscritos, inscrições no ato e a entrega do material individualizado (pastas,
caneta, folheteria) requerem uma eficiente e organizada equipe, para evitar o
transtorno das grandes filas, da desinformação e o decorrente atraso no início
do evento. Cabe atentar para a adequação do espaço destinado a esse serviço em
relação ao público esperado: indicação clara do critério para identificação
(ordem alfabética, número de inscrição), bem como para a seleção de
recepcionistas e secretários bem preparados, uniformizados e com crachá de
identificação.
Decoração
O local deverá ser decorado conforme o caráter do
evento. Os locais poderão ser decorados com painéis, flores, banners, faixas,
balões. Uma decoração/ornamentação discreta geralmente dá melhores efeitos:
utilizar flores ou outros recursos em tamanho e disposição de forma a não
dificultar a movimentação dos microfones e encobrir a visão das pessoas;
escolher as cores para enfeitar o local, de acordo com o tipo de evento e com
as da instituição; além do senso estético e a criatividade.
Materiais
utilizados
Os materiais de expediente de um evento, bem como
mesas, cadeiras, painéis, também devem ser pensados pela comissão organizadora.
Equipamentos devem ser solicitados junto aos setores responsáveis com antecedência
para evitar transtornos de última hora e/ou correr o risco de os equipamentos
não estarem disponíveis. Definir o que será necessário para o evento e fazer as
devidas solicitações. Assim, providenciar, por exemplo:
• Projeção (retroprojetor, telões, telas, projetores
de multimídia, caneta laser);
• Sonorização (microfones, amplificadores, aparelhos
de som, gravadores, mídias digitais de hinos e música para ambiente);
• Secretaria (computador, impressora, copiadora,
telefones, celulares, fax, flip chart, quadro, giz e apagador);
• Outros (café, água, sucos, chá, lanches, uniformes,
extintor de incêndio, gerador, palanque, palco e passarela, cabine de tradução
simultânea).
Custos
Qualquer atividade a ser desenvolvida para a
realização de um evento, por mais simples que seja, envolverá gastos, os quais
deverão ser combinados previamente com as pessoas/setores responsáveis. A
previsão de custos deve acompanhar o planejamento.
Check-List
Na organização de um evento, faz-se necessário o
controle da realização do que foi planejado. Um recurso eficiente para este
acompanhamento detalhado é o uso de uma lista de checagem padrão – check-list,
contendo os itens básicos para a efetivação bem sucedida de uma solenidade:
Atividades
Gerais
a) Dimensão do evento;
b) Determinação do local;
c) Cronograma de atividades;
d) Convites: elaboração, listagem do convidados,
expedição;
e) Preparação da correspondência geral (autoridades,
palestrantes, circulares);
f) Preparação da correspondência específica
(departamento de trânsito, bandas municipais, departamento de energia);
g) Material aos participantes (brindes, blocos,
pastas, canetas, crachás);
h) Material gráfico (fichas de inscrição, folhetos,
certificados, pastas, mapas, convites, programa, folders);
i) Material para imprensa (Press-release, fotos,
press-kit);
j) Hotel (reservas, serviços de informação, flores);
k) Programação visual (folders, cartazes, anúncios,
pastas);
l) Serviços logísticos (transportes, passagens aéreas,
hospedagem);
m) Programação social, elaboração de passeio pela
cidade;
n) Verificação: reuniões, almoços e jantares,
coquetéis, imprensa, sala VIP, secretaria geral, informações, atendimento
médico, estacionamento, sanitários, cozinha;
o) Supervisão e operacionalização de serviços:
recepção, secretaria, informações, sala VIP, tradutores, intérpretes, assessor
de imprensa, operador de som, luz e projetores, limpeza, segurança e
estacionamento, fotografia, filmagem, manutenção, mestre de cerimônias;
p) Solenidade: mesa para o receptivo, lista de
convidados, livro de presenças, lista de confirmações, reservas de mesas,
tribuna/púlpito, mastros e bandeiras, distribuição de lugares especiais,
dimensionamento da mesa principal, mestre de cerimônias e roteiro para o
cerimonial, hasteamento de bandeiras, hinos;
q) Outros (momentos culturais, coral, banda,
orquestra, show, correio, locação de veículos, exposição);
r) Finalização: liquidar todas as pendências sobre
instalações, devolução de materiais e equipamentos utilizados, certificados e
comprovantes de frequência aos participantes e pessoal de apoio operacional,
prestação de contas, avaliação, relatório final, ofícios ou cartas de
agradecimento, arquivamento de toda correspondência recebida e expedida
relacionada ao evento, álbum de fotografias, edições, clipping e anais.
Análise e
Avaliação
Ao final do evento, a equipe deve reunir-se para
avaliá-lo em todos os aspectos, considerando os resultados obtidos, a opinião
das pessoas que compõem o grupo de trabalho e a tabulação do questionário de
avaliação preenchido pelos participantes, contemplando todas as áreas da
organização.
CERIMONIAL E
PROTOCOLO DE EVENTOS
O Protocolo é o conjunto de regras preestabelecidas
que disciplinam a organização de qualquer evento. São as normas para conduzir os
atos oficiais sob as regras da diplomacia, tais como a ordem geral de
precedência. Em alguns eventos, principalmente aqueles nos quais estão
presentes várias autoridades municipais, estaduais, com a formação de mesa de
honra, o protocolo soluciona as dúvidas de quem deverá ser chamado primeiro,
quem deverá ficar ao lado de quem ou quando irá pronunciar-se.
O
Cerimonial é a aplicação prática e concreta do protocolo. É a implementação de
normas previamente fixadas pelo protocolo dispostas numa ordem sequencial, que
envolve a ordem de precedência a ser observada, a utilização de indumentária
própria e de elementos simbólicos, bem como o cumprimento de um ritual.
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