Ideia para Mutual e Projeto do Progresso Pessoal: Planejamento e Cerimonial de Eventos

Temos muitos eventos a planejar em nossa vida pessoal, na igreja, profissional - festas; aniversários; casamentos; reuniões; atividades tipo novos inícios, noite dos padrões, excelência, baile -  enfim, uma infinidade. Como fazer isso? Temos dúvidas várias vezes... e as jovens então nem se fala. Por isso, fizemos esta mutual para orientá-las sobre como organizar um evento.

Minha conselheira Juliana é formada em relações públicas, trabalha com cerimonial e preparou o material desta mutual (logo a seguir) que dá várias dicas do que são os eventos e como planejá-los.

Mas claro, pra não ficar só na teoria, desafiamos nossas jovens a então, planejar e executar um evento seguindo as dicas dadas. O evento escolhido será uma tarde de chá para as viúvas de nossa ala (temos várias em nossa unidade) com todos os detalhes: convites, decoração, mensagem/atividades, comes e bebes, orçamento, lembrancinhas... enfim, e isso será um projeto do progresso pessoal que elas cumprirão juntas, e as líderes não delegarão nada, ajudaremos com pequenos detalhes, elas estão no comando. Pode se encaixar como projeto de Boas Obras, Escolhas e Responsabilidades, Valor Individual e até mesmo Conhecimento.

Sobre eventos, em Escolhas e Responsabilidades tem a sugestão de organizar um baile, que se aplica nesse material por exemplo tbém. Mas de nosso caso, postarei o evento e a ideia toda até o fim do mês.

Só de exemplo, esse foi o chá de bebê do meu Mateus, o tema foi Cata-vento!

Eis o material da nossa mutual:

Obs. É claro que nem todos os eventos precisam de todos os tópicos a seguir, mas o material fica completo e vocês utilizam o que for aplicável no caso de vcs.

Eventos Institucionais: definição e planejamento

O evento constitui-se num tipo de reunião com objetivo específico, seja ele institucional, comunitário ou promocional. Tem como principal finalidade atrair a atenção do público, como, também, da imprensa através da divulgação.

Em geral para um evento ter pleno sucesso precisa, antes de sua realização, passar por um planejamento de Relações Públicas de forma detalhada e organizada, abrangendo todas as etapas de sua programação, desde a sua idealização até a sua conclusão.

Objetivos do Evento

Todo planejamento de eventos está intimamente relacionado aos objetivos que se deseja alcançar com a sua realização. Assim, é necessário defini-los, com precisão, a fim de que os resultados obtidos sejam os previstos.

Nome

O nome do evento deve exprimir seus objetivos e ser de fácil assimilação pelo seu público-alvo.

Público
O público-alvo deve ser bem definido, para que se tenha conhecimento do número total de convidados e de quais estratégias de comunicação devem ser adotadas.

Data, horário e local

A fixação da data do evento e do horário é de vital importância. Marcar um evento, em data/horário coincidentes com outras iniciativas da mesma natureza ou destinadas ao mesmo público/região, pode determinar o insucesso.

O êxito do evento também reside na escolha do local adequado. Por local não se entende somente o espaço físico onde será realizado o evento, mas o próprio local geográfico considerando os aspectos:

- facilidade de acesso; - condições turísticas; - infraestrutura de hospedagem e alimentação; - condição econômica dos participantes; - concentração de público-alvo.

Programação Visual

As peças promocionais utilizadas devem ter o visual bem elaborado, com ilustração e texto relacionados com os objetivos. Além disso, na criação dos materiais publicitários, deve-se levar em conta a identidade visual da instituição, aplicações de logomarca, bem como a presença de outras informações relevantes sobre a instituição promotora.

Convites

Ao planejar uma cerimônia, seja de caráter acadêmico, social, festivo ou outro, deve-se ter o cuidado de elaborar uma relação em que constem convidados direta ou indiretamente ligados ao evento e/ou de potencial público-alvo do serviço/produto a ser dada visibilidade. Os convites devem ser discretos, com texto claro e objetivo, motivando a participação dos convidados. Além disso, devem conter elementos básicos como:

- cargo, instituição da pessoa que convida; - nome do evento; - local, data, hora; - nome completo do convidado e, se for o caso, mencionar o cônjuge; - informações para contato (telefone, e-mail); - pedido de confirmação, se necessário; - tipo de traje.

Divulgação do Evento

Basicamente são utilizados jornais, revistas, rádio, televisão e internet. A divulgação de eventos deve observar os critérios – informação, precisão e correção linguística. A comunicação pode ser da seguinte forma:

- anúncios; - releases (comunicação por meio de mídia espontânea - publicação gratuita e de interesse dos veículos, na forma de notícias e reportagens sobre o evento); - outdoor; - cartazes informativos; - mala-direta; - panfletos; - ofícios; - internet.

Recursos Humanos

Na organização de qualquer evento, independente de sua dimensão, deve haver um responsável pela sua execução. Além disso, vários são os setores e pessoas envolvidas: transporte, hospedagem, vigilância, limpeza, recepção, sonorização, alimentação, cerimonial etc. Todas as tarefas devem ser executadas por pessoal qualificado, podendo, portanto, se necessário, ser terceirizado.

Transporte

Transporte urbano: Fator que assume importância relevante quando o evento se desenvolve em local afastado dos locais de hospedagem. Dessa forma, providências quanto a transportes opcionais e coletivos devem ser tomadas. Transporte aéreo: Palestrantes e autoridades geralmente requerem transporte aéreo. Nesses casos, é necessária uma meticulosa organização para reserva, troca de horários de voos, etc.

Hospedagem

Deve-se levar em conta a escolha dos hotéis, pousadas, restaurantes ou outras acomodações para os participantes. Informações sobre características dos hotéis, localização, custo das diárias, prazos e procedimentos para a confirmação de reservas devem ser previamente enviadas aos participantes, contemplando as várias opções de custo e possibilidades de deslocamento, de modo a atender à diversificação econômica desse público.

Recepção e Credenciamento

A recepção aos participantes do evento poderá ser realizada nos pontos de chegada ou no próprio local do evento. É importante ressaltar que a recepção aos participantes é o momento em que eles têm a primeira impressão sobre o evento e a entidade promotora.

Os processos de credenciamento dos participantes já inscritos, inscrições no ato e a entrega do material individualizado (pastas, caneta, folheteria) requerem uma eficiente e organizada equipe, para evitar o transtorno das grandes filas, da desinformação e o decorrente atraso no início do evento. Cabe atentar para a adequação do espaço destinado a esse serviço em relação ao público esperado: indicação clara do critério para identificação (ordem alfabética, número de inscrição), bem como para a seleção de recepcionistas e secretários bem preparados, uniformizados e com crachá de identificação.

Decoração

O local deverá ser decorado conforme o caráter do evento. Os locais poderão ser decorados com painéis, flores, banners, faixas, balões. Uma decoração/ornamentação discreta geralmente dá melhores efeitos: utilizar flores ou outros recursos em tamanho e disposição de forma a não dificultar a movimentação dos microfones e encobrir a visão das pessoas; escolher as cores para enfeitar o local, de acordo com o tipo de evento e com as da instituição; além do senso estético e a criatividade.

Materiais utilizados

Os materiais de expediente de um evento, bem como mesas, cadeiras, painéis, também devem ser pensados pela comissão organizadora. Equipamentos devem ser solicitados junto aos setores responsáveis com antecedência para evitar transtornos de última hora e/ou correr o risco de os equipamentos não estarem disponíveis. Definir o que será necessário para o evento e fazer as devidas solicitações. Assim, providenciar, por exemplo:

• Projeção (retroprojetor, telões, telas, projetores de multimídia, caneta laser);

• Sonorização (microfones, amplificadores, aparelhos de som, gravadores, mídias digitais de hinos e música para ambiente);

• Secretaria (computador, impressora, copiadora, telefones, celulares, fax, flip chart, quadro, giz e apagador);

• Outros (café, água, sucos, chá, lanches, uniformes, extintor de incêndio, gerador, palanque, palco e passarela, cabine de tradução simultânea).

Custos

Qualquer atividade a ser desenvolvida para a realização de um evento, por mais simples que seja, envolverá gastos, os quais deverão ser combinados previamente com as pessoas/setores responsáveis. A previsão de custos deve acompanhar o planejamento.

Check-List

Na organização de um evento, faz-se necessário o controle da realização do que foi planejado. Um recurso eficiente para este acompanhamento detalhado é o uso de uma lista de checagem padrão – check-list, contendo os itens básicos para a efetivação bem sucedida de uma solenidade:

Atividades Gerais

a) Dimensão do evento;

b) Determinação do local;

c) Cronograma de atividades;

d) Convites: elaboração, listagem do convidados, expedição;

e) Preparação da correspondência geral (autoridades, palestrantes, circulares);

f) Preparação da correspondência específica (departamento de trânsito, bandas municipais, departamento de energia);

g) Material aos participantes (brindes, blocos, pastas, canetas, crachás);

h) Material gráfico (fichas de inscrição, folhetos, certificados, pastas, mapas, convites, programa, folders);

i) Material para imprensa (Press-release, fotos, press-kit);

j) Hotel (reservas, serviços de informação, flores);

k) Programação visual (folders, cartazes, anúncios, pastas);

l) Serviços logísticos (transportes, passagens aéreas, hospedagem);

m) Programação social, elaboração de passeio pela cidade;

n) Verificação: reuniões, almoços e jantares, coquetéis, imprensa, sala VIP, secretaria geral, informações, atendimento médico, estacionamento, sanitários, cozinha;

o) Supervisão e operacionalização de serviços: recepção, secretaria, informações, sala VIP, tradutores, intérpretes, assessor de imprensa, operador de som, luz e projetores, limpeza, segurança e estacionamento, fotografia, filmagem, manutenção, mestre de cerimônias;

p) Solenidade: mesa para o receptivo, lista de convidados, livro de presenças, lista de confirmações, reservas de mesas, tribuna/púlpito, mastros e bandeiras, distribuição de lugares especiais, dimensionamento da mesa principal, mestre de cerimônias e roteiro para o cerimonial, hasteamento de bandeiras, hinos;

q) Outros (momentos culturais, coral, banda, orquestra, show, correio, locação de veículos, exposição);

r) Finalização: liquidar todas as pendências sobre instalações, devolução de materiais e equipamentos utilizados, certificados e comprovantes de frequência aos participantes e pessoal de apoio operacional, prestação de contas, avaliação, relatório final, ofícios ou cartas de agradecimento, arquivamento de toda correspondência recebida e expedida relacionada ao evento, álbum de fotografias, edições, clipping e anais.

Análise e Avaliação

Ao final do evento, a equipe deve reunir-se para avaliá-lo em todos os aspectos, considerando os resultados obtidos, a opinião das pessoas que compõem o grupo de trabalho e a tabulação do questionário de avaliação preenchido pelos participantes, contemplando todas as áreas da organização.

CERIMONIAL E PROTOCOLO DE EVENTOS

O Protocolo é o conjunto de regras preestabelecidas que disciplinam a organização de qualquer evento. São as normas para conduzir os atos oficiais sob as regras da diplomacia, tais como a ordem geral de precedência. Em alguns eventos, principalmente aqueles nos quais estão presentes várias autoridades municipais, estaduais, com a formação de mesa de honra, o protocolo soluciona as dúvidas de quem deverá ser chamado primeiro, quem deverá ficar ao lado de quem ou quando irá pronunciar-se.

O Cerimonial é a aplicação prática e concreta do protocolo. É a implementação de normas previamente fixadas pelo protocolo dispostas numa ordem sequencial, que envolve a ordem de precedência a ser observada, a utilização de indumentária própria e de elementos simbólicos, bem como o cumprimento de um ritual.